Desde hace varias semanas he estado implementado en mi vida el sistema de David Allen: Getting Things Done o GTD como se conoce más comúnmente. Vale la pena revisar el material del autor y los muchos blogs que existen en la red respecto a este tema.
El sistema es simple y eso me gusta, se enfoca directamente a la tarea, a lograr cosas, en vez de planear y pensar mucho en tu sistema de administración personal antes de ejecutar realmente.
Entre los pasos más importantes del sistema, de acuerdo a mi experiencia, y que pueden ser significar un gran cambio en tu vida si los implementas son los siguientes:
1. Captura todo. Ya sea que uses post-its, un cuaderno, tu agenda, Evernote, Onenote, notepad de tu computadora, hojas reciclables o una hermosa Moleskine, el proposito de este hábito es siembre registrar todo lo que pasa por tu mente y que sea de considerable importancia. Una vez capturado, debes saber que lo ingresaste a un sistema en el cual confías y que sabes que en algun momento revisarás. Me explico con un ejemplo:
Estoy sentado en la oficina trabajando en una hoja de cálculo con un reporte con las ventas del mes y los gastos por departamento, en eso se me ocurre que debo llamar a mi mamá para pedirle prestado el humificador por que mi niño tiene una tos que no quiere salir. Tomo mi Moleskine y apunto: Llamar a mamá re: humificador.
Mas tarde voy manejando y a lo lejos veo un anuncio de un taller mecanico, saco mi celular y rapidamente tomo un foto del local, se ve el telefono y la palabra FRENOS. Este fue el disparador que activo mi memoria de que mi auto ocupa servicio a los frenos. Llego a mi computadora y paso la foto a mi Evernote.
No importa entonces cómo lo hagas, lo importante es capturar todo y meterlo a tu INBOX para procesarlo en el momento adecuado.
2. Difiere. En la era de los hornos de microondas y mensajes de texto, a veces tengo la sensación de que todo es URGENTE y para YA, que no puede esperar. No me mal interpretes, si hay ciertas situaciones que requieren tu atención inmediata y total, sin embargo estoy casi seguro que serán 2 de cada 10. El resto puede esperar a llegar a su momento de procesamiento. El email es un ejemplo, si lo estas checando constantemente puede robarte concentración y productividad. Mejor designa que una vez al día vas a revisar tu correo y contestar. No se por que la mayoria del tiempo esperamos que al enviar un mensaje de correo electrónico, la otra persona este al otro lado de la computadora esperando nuestro mensaje para contestarlo inmediatamente. Recuerdas la era del correo convencional?, escribe, guarda en sobre, ponle la estampilla, llevala a correo... semanas después, quizas recibas una respuesta.
La clave aqui es: Dale la atención que se merece a cada asunto, pero en su momento. No es tan urgente como crees que es de inicio, y si .. si puede esperar.
3. Revisa. Esto me encanta. El darte un tiempo cada día para revisar tu progreso, y además darte tiempo cada semana por lo menos para dar una revisión de altura, lo que el sistema llama Weekly Review. Recomiendo este articulo sobre tips para mejorar tu revision semanal. Es aqui donde tomas todos tus medios de captura: Tu Moleskine, Evernote, cuaderno, etc... y revisas elemento por elemento, decides ¿Qué es? y actuas sobre él. No significa que lo hagas en ese momento, sino que determinas cuando y cómo se hará.
Uno de los beneficios directos de esta revision diaria (ligera) y semanal (profunda) es que menos cosas se me pasan de largo. Ideas, asignaciones, comentarios que alguien me hizo, recordatorios de asuntos que en ese momento se me hizo importante capturar, todo pasa por mi sistema y me da la oportunidad de hacer algo al respecto.
Revisa el material, haz la prueba, ajustalo a tu propio estilo si gustas (varios lo han hecho), asegurate de que lo que sea que hagas, SEAS INCREIBLE!
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