En sus marcas, LISTAS, fuera! GTD

Desde hace tiempo he implementado el sistema de gestion personal de David Allen: GTD (Getting Things Done). Gracias a una charla un sabado por la mañana en un Starbucks con un hasta-ese-momento desconocido que acepto mi invitación para platicar sobre este "framework" de trabajo. Llegó justo a la hora que acordamos, con su maleting al hombro y los ojos brillando de ganas de platicar. Mi buen amigo Fernando Herrera o @ferhmo como lo conocemos en Twitter, me presentó esta forma de vida.

He hecho adecuaciones para adaptarlo a mi estilo de vida, herramientas y preferencias. Lo bueno de este sistema es que te lo permite. Hoy me di cuenta que he aprovechado las gran ventaja de llevar LISTAS de SIGUIENTES ACCIONES.

Antes yo anotaba en mis listas (en la agenda, en el Outlook, en un postit, vaya, en cualquier lugar) la relacion de asuntos pendientes que tenia, por ejemplo:

* Propuesta para Juanito Detal
* Servicio de cable para la oficina
* Pago de Seguro de Gastos Medicos Mayores
* Examen grupo 3 Inglés.

Algo asi eran mis "listas" ... si claro, son listas, pero de asuntos pendientes, que desde el punto de vista de GTD, serian Proyectos en curso. Ahora he adoptado la técnica de elaborar mis listas de Siguientes Acciones como si le estuviera hablando a mi asistente personal, las escribo en segunda persona y en activo, por ejemplo:

* Imprime la propuesta para Juanito Detal y ponla en un folder
* Llama al proveedor de servicio de cable y aclara lo del contrato
* Llama al 01-800-SEGUROGMM y paga el recibo con cargo a tu tarjeta
* Elabora el examen para el Grupo 3 de Ingles.

Lo interesante de esta forma de llevar mis listas es que al leerlas, mi cerebro registra una "orden" y entra en modo EJECUTAR. El sentimiento de realización que viene al marcar una accion de alguna de mis listas me encanta, creo que por eso sigo usando papel y pluma, por que puedo recorrer todo el renglón, imprimiendo la fuerza que yo guste para tachar esa tarea... ssssssshhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhiiiiiiiiiiu. Completada... NEXT!

Tambien procuro ponerle fecha limite a mis asignaciones de acuerdo a los tiempos y vencimientos que llevan mis proyectos, hay cosas que DEBEN hacerse hoy, hay algunas otras que puedo ir arrastrando día tras día pero que deben ejecutarse esta semana. Lo que no procuro hacer es meter acciones que no vencen esta semana, no agregan valor hacerlas YA y finalmente no pienso hacerlas aún, eso debe entrar en mis listas durante la siguiente revisión semanal.

Algo que aún no llevo a la perfección es lo de los contextos. Tengo mi lista para el trabajo y procuro dejarla ahi, no la tengo en la nube ni la traigo conmigo en mi PDA, la tengo en un block de hojas reciclables y la reviso solo cuando estoy en el trabajo. Sin embargo, para cuando estoy en casa, en el trayecto, en el super, etc. aun no llevo listas... debo evolucionar un poco y llevar mi sistema de trabajo a ese nivel. Proyecto para someday-maybe (los que saben de GTD entienden el chiste local)

Me gustaria conocer qué técnica utilizas tu para administrar tus listas, son de siguientes acciones? de buenos deseos? de recordatorios? Quieres compartir algun ejemplo con nosotros?

Por cierto ...

SE INCREIBLE.

Como crear un programa sin saber programar

Una cosa esta clara, hace tiempo que no venía por aqui a dejar unas letras, sin embargo esto va a cambiar a partir de YA! Tengo muchas razones para mantenerme motivado en escribir regularmente material que agregue valor a este espacio.

Una de ellas es la idea de poder crear Programas, Sitios Web, Aplicaciones para iphone o blackberry, aun sin saber programar!

Muchos de nosotros tenemos identificadas necesidades que deben ser cubiertas en nuestras organizaciones, trabajos, hogares. No es de extrañar que en un momento de inspiración a uno se le ocurra una posible solución, digamos, una idea iluminada -- Si tan solo pudiera yo hacer esto de X manera, existiera un programa que simplificara estos pasos, pudiera yo consultar esta información desde mi celular, etc --

Bueno, si llegas a tener una de esas ideas pero tu limitante es que no sabes programar en computadora te propongo que visites uno de los muchos sitios que existen donde puedes asociarte con "Freelancers" que en resumen son personas cuya actividad consiste en realizar trabajos propios de su ocupación, oficio o profesión, de forma autónoma, para terceros que requieren sus servicios para tareas determinadas, que generalmente le abonan su retribución no en función del tiempo empleado sino del resultado obtenido, sin que las dos partes contraigan obligación de continuar la relación laboral más allá del encargo realizado.

Esto significa que puedes encontrar el talento necesario para concretar tus ideas. Lo que vas a necesitar es poder comunicar claramente las especificaciones, la funcionalidad y el resultado esperado.

Si, esto esta muy bien pero ¿quién va a pagar por los servicios de los Freelancers? Si tu idea es comercializable, entonces debes elaborar bien tu plan de negocio y buscar el financiamiento adecuado. Si tu idea es para resolver una necesidad en tu empresa, bien, ahi esta la fuente. Si esto es a manera personal, entonces tendras que abrir la cartera.

Precisamente hoy me topé con este compendio de 50 sitios para encontrar Freelancers o si tu eres una persona con habilidades en programación, diseño, escribir artículos y reseñas, puedes buscar proyectos en los cuales participar. Yo me estoy esforzando por desarrollar habilidades que me califiquen para tomar un par de proyectos que llamaron mi atención.

Informaré más adelante que sucede con estos proyectos. A poco no te gustaria diseñar una aplicación para la nueva ipad de Apple?

Imagen via (elnuevodiario.com.ni)

Oiga señora, me lo regala?

Venia yo de regreso a casa por autobus, el chofer nos anunció la llegada a la central de Cd Obregón y nos pidio que bajaramos todos, después de 30 minutos (30 minutos para ellos = 1 hora para la gente normal) debíamos regresar por que llevarían la unidad a carga de combustible y limpieza.

Aproveché para comer algo pues eran las 2 de la tarde. Crucé la calle y me sente en un puesto de comida que ofertaba una orden de pollo asado por 25 pesos. Esperando mi orden y mientras le daba unos tragos a mi refrescante soda, dos señoras con un niño como de 3 años se sentaron a mis espaldas. El niño venia MUY inquieto, y para cuando les sirvieron la comida estaba como demonio de tazmania. La mamá insistía con palabras dulces "ven mijito, tienes que comer" pero el hiperactivo escuincle nomás no respondia.

En eso, se escucha una voz fuerte y ronca al otro lado de las mesas: "Señora, me lo regala?" Un hombre, consiente de la situación y queriendo ofrecer auxilio a la señora en apuros le dijo que como el niño no queria comer, que si se lo podia regalar para hecharlo a su maleta y llevárselo. El niño entonces reaccionó.

Les cuento esto por que me quedé reflexionando sobre nuestro sistema de creencias, que se va formando con todo lo que heredamos de nuestros padres y familia, lo que vemos a nuestro rededor, los medios, la escuela, los maestros, etc etc etc. Creo que a mi nunca me asustaron con el mentado "coco", pero si recuerdo claramente que mi papá me dijo una vez que no debía tomar cosas ajenas o me quemaría las manos en la estufa. Ah como le tomé respeto a la estufa desde entonces... y por supuesto, también a las cosas ajenas.

Ahora como Padre, me doy cuenta que estos sistemas de creencias se van heredando de generación en generación, claro esta, con algunas mutaciones. Los temores infundados en nuestros hijos desde que son pequeños pueden marcar o delimitar la forma en que interactúen con sus semejantes. Cuidaré que mi crianza sea lo suficiente mente habilitadora (por el termino empowerment) para que mis cachorros puedan transformar el mundo y disfrutarlo en plenitud. Arregla al hombre, y arreglaras al mundo.

Recuerda, SE INCREIBLE...

3 Hábitos que pueden cambiar tu vida

Desde hace varias semanas he estado implementado en mi vida el sistema de David Allen: Getting Things Done o GTD como se conoce más comúnmente. Vale la pena revisar el material del autor y los muchos blogs que existen en la red respecto a este tema.

El sistema es simple y eso me gusta, se enfoca directamente a la tarea, a lograr cosas, en vez de planear y pensar mucho en tu sistema de administración personal antes de ejecutar realmente.

Entre los pasos más importantes del sistema, de acuerdo a mi experiencia, y que pueden ser significar un gran cambio en tu vida si los implementas son los siguientes:

1. Captura todo. Ya sea que uses post-its, un cuaderno, tu agenda, Evernote, Onenote, notepad de tu computadora, hojas reciclables o una hermosa Moleskine, el proposito de este hábito es siembre registrar todo lo que pasa por tu mente y que sea de considerable importancia. Una vez capturado, debes saber que lo ingresaste a un sistema en el cual confías y que sabes que en algun momento revisarás. Me explico con un ejemplo:

Estoy sentado en la oficina trabajando en una hoja de cálculo con un reporte con las ventas del mes y los gastos por departamento, en eso se me ocurre que debo llamar a mi mamá para pedirle prestado el humificador por que mi niño tiene una tos que no quiere salir. Tomo mi Moleskine y apunto: Llamar a mamá re: humificador.

Mas tarde voy manejando y a lo lejos veo un anuncio de un taller mecanico, saco mi celular y rapidamente tomo un foto del local, se ve el telefono y la palabra FRENOS. Este fue el disparador que activo mi memoria de que mi auto ocupa servicio a los frenos. Llego a mi computadora y paso la foto a mi Evernote.

No importa entonces cómo lo hagas, lo importante es capturar todo y meterlo a tu INBOX para procesarlo en el momento adecuado.

2. Difiere. En la era de los hornos de microondas y mensajes de texto, a veces tengo la sensación de que todo es URGENTE y para YA, que no puede esperar. No me mal interpretes, si hay ciertas situaciones que requieren tu atención inmediata y total, sin embargo estoy casi seguro que serán 2 de cada 10. El resto puede esperar a llegar a su momento de procesamiento. El email es un ejemplo, si lo estas checando constantemente puede robarte concentración y productividad. Mejor designa que una vez al día vas a revisar tu correo y contestar. No se por que la mayoria del tiempo esperamos que al enviar un mensaje de correo electrónico, la otra persona este al otro lado de la computadora esperando nuestro mensaje para contestarlo inmediatamente. Recuerdas la era del correo convencional?, escribe, guarda en sobre, ponle la estampilla, llevala a correo... semanas después, quizas recibas una respuesta.

La clave aqui es: Dale la atención que se merece a cada asunto, pero en su momento. No es tan urgente como crees que es de inicio, y si .. si puede esperar.

3. Revisa. Esto me encanta. El darte un tiempo cada día para revisar tu progreso, y además darte tiempo cada semana por lo menos para dar una revisión de altura, lo que el sistema llama Weekly Review. Recomiendo este articulo sobre tips para mejorar tu revision semanal. Es aqui donde tomas todos tus medios de captura: Tu Moleskine, Evernote, cuaderno, etc... y revisas elemento por elemento, decides ¿Qué es? y actuas sobre él. No significa que lo hagas en ese momento, sino que determinas cuando y cómo se hará.

Uno de los beneficios directos de esta revision diaria (ligera) y semanal (profunda) es que menos cosas se me pasan de largo. Ideas, asignaciones, comentarios que alguien me hizo, recordatorios de asuntos que en ese momento se me hizo importante capturar, todo pasa por mi sistema y me da la oportunidad de hacer algo al respecto.

Revisa el material, haz la prueba, ajustalo a tu propio estilo si gustas (varios lo han hecho), asegurate de que lo que sea que hagas, SEAS INCREIBLE!

2 de Octubre - No se olvida!